Zbieranie informacji, zdjęć, rozmowy z bliższymi i dalszymi członkami rodziny, katalogowanie zbiorów i wpisywanie danych do drzewa genealogicznego – to wszystko robisz jako genealog. O ile niektóre z wymienionych czynności mogą się wydawać co najwyżej czasochłonne, ale na pewno nie trudne, tak w przypadku innych możesz napotkać pewien problem. Właściwie drobną niedogodność. Skąd brać dokumenty do analizy? Jak je pozyskiwać? Gdzie szukać? Temat postaram się przybliżyć w tym oto wpisie 🙂 No to zaczynamy!
Zastanów się, czego właściwie szukasz
Dokumenty. Brzmi bardzo ogólnie, ale nie oszukujmy się, często zaczynając swoją przygodę z genealogią nie jesteś świadomy tego, czego właściwie powinno się szukać i z jakiego źródła można czerpać największą ilość informacji. Działasz w sposób nieco szalony, mało zorganizowany, zbierasz to, do czego uda Ci się dotrzeć. I słusznie, nie ma w tym absolutnie nic złego. Zazwyczaj prowadzi to do źródeł jakimi są akta stanu cywilnego. A te, chociaż są jednymi z najbardziej podstawowych, to również najbardziej cennych dokumentów archiwalnych. O czym, mam nadzieję, przekonałeś się już, czytając poprzednie wpisy na tym blogu 😉
Do rzeczy! Zanim zaczniesz szukać, musisz wiedzieć, czego szukasz oraz w jakim celu to robisz. Jeśli jest to cel wyłącznie genealogiczny, to sprawa będzie stosunkowo prosta. Jeśli jednak dokumenty są Ci również potrzebne np. do spraw spadkowych – formalności i procedury mogą być nieco bardziej skomplikowane. Skupmy się jednak na genealogii. Zaczynasz poszukiwania i chcesz dotrzeć do aktów urodzeń swoich przodków. Jak to zrobić?
Domowe archiwum – Twoje pierwsze źródło informacji
Po pierwsze, poszukaj ich w domu. Niekoniecznie swoim, jeśli nie mieszkasz w domu rodzinnym albo miejscu, w którym znajduje się „rodzinne archiwum”. Po prostu tam, gdzie składowane są archiwalne zdjęcia i inne „stare” materiały. Pisałam już trochę o tym w tekście poświęconym wskazówkom dla początkującego genealoga. Nawet jeśli rodzinne zbiory są nieuporządkowane i niekompletne, prawdopodobnie uda Ci się znaleźć chociażby akt ślubu Twoich dziadków albo ich akty urodzenia. Informacje na nich zawarte dadzą Ci już punkt wyjścia do dalszych poszukiwań. Zabieraj, rób zdjęcia lub skanuj – postępowanie zależy od konkretnej sytuacji, ale w każdym przypadku pamiętaj o dokumentowaniu, nomen omen, dokumentów, w celach genealogicznych.
Po drugie, uwierz w moc internetu. Doskonałym źródłem danych pochodzących z aktów stanu cywilnego jest Geneteka. O tym, jak się po niej poruszać i w jaki sposób efektywnie szukać informacji, napisałam oddzielny wpis – link do niego znajdziesz, o tutaj ⬇
Dzięki tytanicznej pracy wielu genealogów z całej Polski, baza Geneteki stale się powiększa. Sprawia to, że przy odrobinie szczęścia można pozyskać wiele ciekawych i przełomowych danych, nie ruszając się z ciepłego łóżka czy wygodnego fotela. Indeksy publikowane na stronach takich jak Geneteka zawierają jednak informacje o różnym stopniu szczegółowości i kompletności. Czasami można znaleźć skany oryginalnych ksiąg z oznaczonymi wpisami dotyczącymi konkretnych osób. Taka sytuacja to bajka dla genealoga, bo ma on dostęp do dokumentu źródłowego i całej jego treści. Do notatek dodanych na marginesach, do danych świadków, słowem – do wszystkich szczegółów.
Inaczej ma się jednak sprawa w przypadku, gdy indeks zawiera tylko suche fakty ograniczone do podstawowych kwestii typu imię, nazwisko, imiona rodziców. Co zrobić, jeśli tego typu dane nie są dla Ciebie wystarczające i chciałbyś dotrzeć do oryginału archiwalnego dokumentu?
Kontakt z archiwum – nie taki straszny!
Zawsze najlepiej jest pozyskiwać informacje u źródła. W przypadku archiwalnych aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa i zgony) będą to różnego rodzaju archiwa: parafialne, diecezjalne i wreszcie – państwowe. Według polskiego prawa akta metrykalne trafiają do Archiwum Państwowego po upływie 100 lub 80 lat. Dłuższy, stuletni okres obejmuje przechowywanie w Urzędach Stanu Cywilnego aktów urodzenia. Jak wiadomo, zazwyczaj problemy i właściwa praca genealoga zaczyna się mniej więcej w tym okresie. To bowiem czas, do którego pamięcią nie sięgają nawet najstarsi członkowie rodziny. Potrzebne są więc dane zapisane w oficjalnych dokumentach. Jak uzyskać dostęp do ksiąg metrykalnych?
Zasadniczo drogi są dwie. Albo udasz się na wycieczkę do archiwum, albo napiszesz do wiadomość do jego pracowników. Zacznijmy od pierwszej opcji. Prawdę mówiąc bardzo Ci ją polecam, warto chociaż raz wybrać się do tego typu instytucji, by poczuć „klimat starych dokumentów” 😉
Wizyta w archiwum państwowym – jak to wygląda?
Czy możesz po prostu przyjechać do archiwum i poprosić o konkretne dokumenty? I tak, i nie. Po pierwsze, musisz wiedzieć o co chcesz prosić. Nikt nie da Ci dostępu do wszystkich roczników danej parafii, zwykle w archiwach obowiązują dzienne ograniczenia, np. do 10 lub 15 jednostek (jednostka to np. jedna księga urodzeń, małżeństw i zgonów z danego roku). Po drugie, musisz mieć świadomość, że określone dokumenty w ogóle znajdują się w tym, a nie innym archiwum.
Tu z pomocą znowu przychodzi internet. W spisach indeksów, takich jak wielokrotnie już wspominana Geneteka, zawsze znajdziesz źródło informacji. Czyli to, gdzie składowany jest dokument. Znajdziesz je również w bazach państwowych – serwis szukajwarchiwach.gov.pl jest tu nieocenioną pomocą jeśli już wiesz, które roczniki z określonej parafii chciałbyś przeszukać.
Dodatkowo, każdy indeks np. w Genetece jest opisany numerem aktu, o jakim „mówi”. To pozwala bardzo szybko zadziałać dalej, czyli…
…znaleźć sygnaturę konkretnego zbioru, o który powinieneś prosić w archiwum. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę Szukaj w Archiwach szczegóły i znaleźć interesujący wynik. Znalezioną sygnaturę będzie trzeba wpisać na wniosku, który składa się w archiwum. Wniosek warto wysłać przed udaniem się na miejsce – pozwala to zaoszczędzić czas, a także uzyskać dostęp do większej ilości dokumentów jednego dnia. Wnioski o udostępnianie dokumentów można znaleźć na stronach internetowych poszczególnych archiwów.
Jeszcze jedna ważna informacja a propos odnajdywania sygnatur. Czasami może się zdarzyć, że nie będziesz w stanie nigdzie znaleźć konkretnej sygnatury dla danego rocznika. Wtedy musisz poprosić o przesłanie tzw. inwentarza (lub o dostęp do niego już w samym archiwum). Inwentarz to po prostu spis, w którym wypisane jest przyporządkowanie np. poszczególnych roczników akt metrykalnych do numerów sygnatur umożliwiających odnalezienie dokumentów. Wyglądają one mniej więcej tak:
Po złożeniu wniosku (zwykle po prostu drogą mailową), w którym określisz również dzień, w którym chciałbyś otrzymać dostęp do dokumentów, czekasz na odpowiedź ze strony archiwum. Zwykle wysyłane jest potwierdzenie, że prośba będzie mogła być zrealizowana, ewentualnie, że jest ku temu jakaś przeszkoda. Z mojego doświadczenia wynika, że warto sprawdzać folder spam, wiadomości od pracowników archiwów często trafiają do tego miejsca 😉
A potem już tylko udajesz się do archiwum. Prosisz o zamówione księgi/dokumenty i zanurzasz się w świecie swoich przodków! W zależności od typu danych, stopnia zdigitalizowania, a także m.in. sposobu funkcjonowania danej placówki, możesz otrzymać dokumenty w różnej formie. Mogą to być tradycyjne, oryginalne księgi metrykalne (niesamowite doświadczenie!). Może to być dostęp do plików na komputerze. Mogą to być też mikrofilmy. Warto zabrać ze sobą aparat fotograficzny (lub po prostu smartfon z dobrym aparatem), by w przypadku otrzymania dostępu do oryginałów w „namacalnej” formie móc efektywnie wykorzystać czas spędzony w archiwum – robić zdjęcia i szukać dalej, aniżeli np. przepisywać czy notować wszystko, co znajdziesz.
Zamówienie archiwalnego dokumentu drogą mailową
Jeśli nie masz możliwości lub po prostu nie chcesz udać się osobiście do archiwum, możesz też napisać wiadomość z prośbą o przesłanie konkretnego dokumentu. Dotyczy to z reguły sytuacji, w której wiesz, o jaki akt Ci chodzi, znasz jego lokalizację, księgę i numer porządkowy. Wypełniasz wtedy odpowiedni wniosek (znajdziesz go oczywiście również na stronie internetowej odpowiedniego archiwum) i czekasz na wycenę. Za przesłanie jednego dokumentu drogą mailową płaci się zwykle kilka złotych.
Warto pamiętać, że nikt nie będzie przesyłał Ci skanów całych teczek z archiwaliami, bądź też kompletnych ksiąg. Możesz jednak poprosić o odszukanie jakiegoś aktu, jeśli z dużym prawdopodobieństwem jesteś w stanie stwierdzić, że powinien się on w danym archiwum znajdować. Za zlecenie poszukiwań płaci się dodatkowo, ale czasami jest to najlepsze wyjście, jeśli np. nie możesz pojawić się osobiście na miejscu. Z mojego doświadczenia wynika też, że pracownicy archiwów są zwykle bardzo pomocni. Swego czasu dzięki pewnemu Panu z Archiwum Państwowego w Kielcach udało mi się uzyskać przełomowe informacje dla moich genealogicznych poszukiwań. Było to możliwe tylko dzięki temu, że drogą mailową i telefoniczną doprecyzowywaliśmy to, jakich dokumentów szukam i które spośród danych z całego przewodu sądowo-spadkowego będą dla mnie faktycznie cenne i pomocne. Dlatego warto próbować, a jeśli nie jesteś czegoś pewny – pytać (oczywiście w rozsądny sposób). A ja przy okazji dziękuję owemu Panu Archiwiście z Kielc 😉
Nie tylko akta metrykalne
Na koniec jeszcze wskazówka – pamiętaj, że Twoje poszukiwania nie muszą się ograniczać do Ksiąg Urodzeń, Małżeństw i Zgonów. To niezwykle przydatne źródła wiedzy, od których dobrze jest zacząć. Jednak chociażby w serwisie Szukaj w Archiwach możesz znaleźć też wiele innych tropów – dokumentów sądowych, spadkowych, spisów ludności, a nawet map. Czasami dzięki nim można dokonać naprawdę ciekawych odkryć. A poza wszystkim polecam Ci wycieczkę do archiwum – to szansa na poczucie się jak prawdziwy archiwista, detektyw i tropiciel tajemnic 😉