Prowadząc projekt budowy drzewa genealogicznego będziesz miał do czynienia z dużą ilością przeróżnych dokumentów. Niektóre z nich wyszperasz na strychu domu dziadków, część wpadnie Ci w oko podczas odwiedzin u dalekiej rodziny, a jeszcze inne znajdziesz w internecie lub Archiwum Państwowym. Każde z takich archiwaliów jest dowodem potwierdzającym prawdziwość i rzetelność danych zgromadzonych w Twoim drzewie genealogicznym. Dlatego tak ważne jest, aby zachować je dla przyszłych pokoleń. Jak to zrobić poprawnie?
Czym są archiwalia?
W kontekście prac genealogicznych archiwaliami nazwiemy wszystko to, co prowadzi Cię do nowych odkryć lub poszerza Twoją wiedzę na temat przodków. Będą to więc wszelkiego rodzaju dokumenty, takie jak akta metrykalne, własnościowe, notarialne. Będą to również listy, kartki pocztowe i zdjęcia, a nawet same adresy. Do archiwaliów w niektórych przypadkach zaliczyć można także stare rachunki, o ile np. wnoszą jakiś nowy trop czy wiedzę do historii przodków. Podsumowując, nie ma zamkniętego katalogu archiwaliów – to od genealoga zależy, co zaliczy do tej kategorii. Będzie to jednak wszystko to, co uzna on za ważne i istotne dla swojego projektu.
Po co przechowywać archiwalia?
Jak zostało to już wspomniane, archiwalia świadczą o tym, że praca genealoga została wykonana rzetelnie i sumiennie. Że szukał on wszelkich możliwych sposobów na to, by znaleźć dowody na potwierdzenie swoich przypuszczeń czy jakichkolwiek informacji uzyskanych w procesie budowania drzewa. Mówiąc wprost, że nie wymyślił sobie przodków ot tak, ale że tacy ludzie naprawdę istnieli i ślad o nich jest obecny do dziś, przejawiając się właśnie w dokumentach, którymi się legitymowali, zdjęciach, które im zrobiono czy listach, które napisali. Opieranie pracy genealogicznej na archiwaliach jest wartością dla Ciebie, bo upewnia Cię, że podążasz właściwą drogą, a nie ścieżką domysłów czy mniej lub bardziej zgodnych z prawdą rodzinnych legend. To też jednak wartość dla kolejnych pokoleń w Twojej rodzinie – dzięki zgromadzeniu przez Ciebie dokumentów, uporządkowaniu ich i usystematyzowaniu w drzewie genealogicznym, będą oni w stanie (nawet osobiście Cię nie znając) przekonać się i uwierzyć, że daty i nazwiska przedstawione w programie komputerowym to prawdziwa historia Waszej rodziny.
Przechowywanie archiwalnych dokumentów to również dbałość o pamięć o przodkach. Zdjęcia, listy, nawet stare rachunki – to wszystko pamiątki. Raz straconych, nie da się już ich odzyskać. Jeśli więc nie z pragmatycznych powodów, to warto rozważyć ich przechowanie z czystego sentymentu. To powód dobry jak każdy inny 😉
Jest też jeszcze jedna przyczyna, dla której zachowywanie starych dokumentów niekoniecznie musi być wyłącznie objawem uczuciowości. Powód tej jest bardzo rzeczowy i racjonalny. W przypadku dokumentów notarialnych, własnościowych czy sądowych to czasami droga do udowodnienia, że dana ziemia, pole czy majątek, powinny np. należeć do kogoś innego niż należą w danej chwili. To, że pismo jest w złym stanie technicznym, nie oznacza, że ma mniejszą wartość. I chociaż przypadki poszukiwań genealogicznych w celach majątkowych nie są tymi, na których chciałabym się skupiać na tym blogu, nie mogę nie zaznaczyć, że archiwalia mogą mieć taką samą moc prawną, jak dokumenty współczesne. Jeśli więc ktoś szuka dowodów np. na określony stan własności – to przechowywanie znalezisk ma uzasadnienie również z tego powodu.
Zasady przechowywania archiwaliów
Przejdźmy jednak do konkretów. Gdzie trzymać stare dokumenty? Jakich warunków potrzebują archiwalia, by nie ulegać zniszczeniu? Digitalizować czy nie? Zabierać od rodziny i gromadzić w jednym miejscu czy nie? Podpowiadam poniżej 🙂
Po pierwsze – zapewnij odpowiednie warunki
Czym są „odpowiednie warunki” do przechowywania archiwaliów? Tego akurat łatwo się domyślić. Przede wszystkim będą to miejsca suche, ponieważ wilgoć to jeden z największych wrogów papierowych dokumentów. Miejsca składowania powinny być również zacienione – z uwagi na to, że intensywne światło słoneczne może powodować blaknięcie druku. Najogólniej więc mówiąc – warunki powinny być umiarkowane i wypośrodkowane, a miejsce zapewniające brak wpływu warunków zewnętrznych na stan archiwaliów. Chociaż brzmi to skomplikowanie, zwykle może się ograniczać do przechowywania dokumentów np. w teczkach w szafie.
Po drugie – zahamuj wpływ upływu czasu
Stare dokumenty bardzo często bywają przez lata przechowywane w złych warunkach – zapomniane gdzieś na strychu czy w nieotwieranej szufladzie. Nie wszyscy przywiązują do nich wagę, dla niektórych członków Twojej rodziny mogą to być po prostu „stare papiery”. Stąd zagrzybiała powierzchnia papieru, rozdarcia i zagniecenia. Oczywiście większości z takich zniszczeń nie da się już odwrócić, jednak można starać się zahamować postęp kolejnych uszkodzeń. W jaki sposób?
Przede wszystkim przenosząc archiwalia w bezpieczne miejsce, czyli takie, o którym mowa była w poprzednim paragrafie. Warto jednak zadbać też o odpowiednie „opakowanie”. Oznacza ono w tym przypadku składowanie dokumentów, zdjęć czy listów w formie rozłożonej, bez zagięć. Dzięki temu unika się uszkodzeń na miejscach zagięcia – w odwrotnym przypadku często bowiem wytarciu ulega druk, a dokument traci swoją czytelność.
Jeżeli masz do czynienia z ważnym pismem, aktem czy innego rodzaju świadectwem, dobrze jest umieścić je w oddzielnej koszulce, a koszulkę włożyć do teczki czy segregatora wraz z resztą dokumentów. Polecam też precyzyjne segregowanie archiwaliów – np. dzielenie ich na poszczególne teczki poświęcone pojedynczej osobie bądź gałęzi rodziny. To pozwoli zachować porządek w zbiorach.
Po trzecie – podpisuj i opisuj
Jak wspominałam już o tym w tekście na temat tego jak zacząć budować drzewo genealogiczne, archiwalne zdjęcia warto podpisywać. Oczywiście w taki sposób, by ich nie uszkodzić, ale jednocześnie po to, aby nie tylko samemu pamiętać, kogo przedstawiają, ale również aby kolejne pokolenia miały szanse zobaczyć, jak wyglądali ich przodkowie.
Wartość opisywania odnosi się też do dokumentów pisanych. Przykładem są akta metrykalne spisywane w języku rosyjskim. Dobrze jest zaznaczyć kartką bądź notatką ołówkiem na marginesie co to za dokument. Nie trzeba go od razu całego tłumaczyć, ale chociażby wypisać nazwisko i datę, jakiej on dotyczy. Im więcej tego typu notatek i informacji pozostawisz, tym łatwiej będzie się odnaleźć zarówno Tobie, jak i tym, którzy będą z Twojej pracy korzystali w przyszłości.
Kwestia podpisów jest nie mniej ważna w przypadku przechowywania plików na komputerze. Odpowiednie nazywanie zdjęć, katalogowanie ich w folderach, opisywanie nazwiskami i datami – wszystko to pozwala zachować porządek i przejrzystość. Jest to szczególnie ważne w przypadku gdy Twoje prace genealogiczne będą trwały przez wiele lat i doprowadzą do rozległych odkryć.
Po czwarte – skanuj i digitalizuj wszystko, co się da
Jeśli masz dostęp do skanera i dysponujesz oryginałami dokumentów – staraj się przenieść je również do postaci plików. To zapewnia im większą szansę na przetrwanie kolejnych wieków. Jednocześnie też pozwala Ci pełniej zaprezentować zgromadzone informacje w programie genealogicznym. Pamiętaj, że tak jak nigdy nie powinieneś zostawiać danych komputerowych bez kopii zapasowej, tak i dokumenty w formie papierowej nie są niezniszczalne. Nie jesteś w stanie przewidzieć, co może się z nimi stać, warto się zabezpieczyć, ponieważ mając w swoich rękach oryginały, jesteś odpowiedzialny za solidny kawał historii.
Po piąte – gromadź w jednym miejscu, ale nie naciskaj na przekazywanie Ci archiwaliów
Jeśli masz w swoich zbiorach archiwalne dokumenty, warto abyś przechowywał je w miarę możliwości w jednym miejscu. Niekoniecznie musi chodzić o jedną, konkretną półkę w szafie – chociaż to oczywiście też dobry pomysł. Mam na myśli to, że dane na temat jednego członka rodziny dobrze jest mieć zgromadzone w obrębie jednego mieszkania, a nie np. część u siebie, a część w domu rodzinnym. Rozdział jest niewygodny i powoduje zamieszanie.
Czasem jest tak, że bliżsi lub dalsi krewni mają w swoich archiwach coś, czego Ty nie masz lub nawet wcześniej nie widziałeś. Nie interesuje ich genealogia i trzymają dokumenty schowane gdzieś głęboko w szafie. Bardzo chciałbyś, aby oddali Ci posiadane archiwalia, byś mógł je dodać do swoich zbiorów. Jednak dobrze Ci radzę – nie naciskaj na takie przekazanie. Jeśli masz z rodziną dobre stosunki, oparte na wzajemnym zaufaniu – obiecaj, że zadbasz o dobre przechowywanie i podzielisz się wszystkimi informacjami, jakie uda Ci się uzyskać w swoich pracach genealogicznych. Jeśli jednak jest to rodzina, którą widujesz raz na 10 lat i nie znacie się zbyt dobrze – być może lepiej dla Waszych stosunków będzie, jeśli zadowolisz się wykonaniem zdjęcia bądź skanu dokumentu, a rodzinie dasz jedynie wskazówki, jak powinni zadbać o posiadane archiwalia. Mogą sobie nawet nie zdawać sprawy z tego, jak ważne rzeczy posiadają, warto im to uświadomić bez sugerowania im od razu tego, że chciałbyś im coś zabrać. Sprawy rozmów z bliskimi nigdy nie są jednoznaczne i proste, dlatego podpowiadam Ci kilka dróg, ale to Ty sam, w odniesieniu do swojej sytuacji, musisz zdecydować, które postępowanie będzie właściwie i nie sprawi, że genealogiczna pasja poróżni Cię z rodziną 😉
Gromadzenie archiwaliów – łatwe, ale bardzo odpowiedzialne zadanie
Odpowiednie przechowywanie archiwaliów nie jest procesem trudnym, ale niewątpliwie wymaga systematyczności, sumienności i zaangażowania. Jako na archiwiście, ciąży na Tobie odpowiedzialność za posiadane dokumenty. To ważna misja 😉 Aby robić to dobrze, wystarczy jednak wdrożyć kilka prostych nawyków, dbać o porządek i doskonalić swoje umiejętności perswazyjne, by przekonywać bliskich do otwierania przed Tobą kolejnych rodzinnych zbiorów archiwaliów. Z czasem będziesz w tym coraz lepszy, jestem o tym przekonana! 🙂